Aktenlagerung in Düsseldorf & Umgebung
Kennen Sie den muffigen Geruch von falsch eingelagerten Akten, bei denen sich manchmal schon nach kurzer Zeit die Seiten wellen und die Akten eher nach altem Wasser als nach Sauberkeit riechen? Dann wurden diese vielleicht unsachgemäß einfach in einem ungeheizten Keller gelagert oder in einer zugigen Lagerhalle mit hohen Temperaturdifferenzen und einer für Papier viel zu hohen Luftfeuchtigkeit.
Aktenlagerung bei Stefan Klaus in Düsseldorf
Bei unserer Aktenlagerung gehen wir – wie bei allen anderen Einlagerungen auch – sehr sorgfältig vor und beachten die klimatischen Anforderungen sehr genau. Die Akten werden wohl temperiert, als auch bei geringer Luftfeuchtigkeit gelagert. Die Halle ist zudem mehrfach gegen Einbruch und Einbruch-Diebstahl geschützt, so dass Ihre Akten in guten Händen sind.
Unser Einlagerungssystem: Schnell nachvollziehbar. Zu einer perfekten Lagerung gehört auch das entsprechende Sortieren bzw. ein Sortiersystem, mit dem wir auf Ihre Anfrage hin schnell die entsprechenden Akten-Behälter wiederfinden. Genauigkeit und Exaktheit sind das A und O bei dieser Aufgabe, der wir uns gerne mit Hingabe und Zuverlässigkeit stellen.
Ein ausgelagertes Archiv macht nur Sinn, wenn Sie darauf auch einen geordneten Zugriff haben können. Deshalb legen Sie für uns fest, welcher Ihrer Mitarbeiter zu welchen teilen des Archivs Zugang haben soll oder innerhalb welches Zeitraums wir einzelne, angeforderte Behälter zu Ihnen bringen sollen. Im Falle, dass Sie einzelne Behälter wie Kartons oder Container wieder benötigen, bringen wir diese schnell und zuverlässig zu Ihnen.
Neue & hohe Anforderungen an die Aufbewahrungsfristen in Düsseldorf
Seit einigen Jahren hat sich auch die Gesetzeslandschaft enorm zum Nachteil der Unternehmen gewandelt: Die Aktenlagerung in Düsseldorf umfasst mehr Akten bzw. Belege als früher. Buchhaltungsbelege wie beispielsweise die Bankkontoauszüge müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden, Arbeitszeitnachweise nach dem neuen Schwarzarbeitbekämpfungsgesetz mindestens zwei Jahre.
Wir bieten Ihnen als besondere Form der Spezialtransporte auch den Transport und die Aktenlagerung an. Profitieren Sie dabei von unserer Erfahrung beim Einlagern und bei der Organisation eines Archivs, welches Ihnen im Bedarfsfall zeitnah wieder zur Verfügung steht. Zusätzlich könnten Sie jede Menge Platz und Kosten einsparen, insbesondere dann, wenn Sie Ihre Gewerbeimmobilie im Innenstadtbereich oder einer 1a-Lauflage angemietet haben.
Weitere Vorteile der Aktenlagerung beim Spediteur in Düsseldorf
Darüber hinaus ist die Lagerung beim Spediteur auch im Sinne der Unternehmenssicherheit bzw. Risikostreuung von herausragender Bedeutung: Schon viel zu viele Unternehmen haben bei einem Hochwasser, bei einem Brand oder bei einer Naturkatastrophe einen kleineren oder größeren Teil der Akten verloren bzw. diese sind beschädigt worden. Unser Aktenlager ist dagegen aufgrund seiner Lage und seiner Ausstattung wesentlich sicherer als die meisten Unternehmensstandorte. Zudem sorgt die räumliche Verteilung der Akten auf Ihre Unternehmensstätte und unser Lager dafür, dass sich niemals alle Akten an einem einzigen Standort befinden.
Ihr Fachbetrieb für Spedition und Aufbewahrung kann auch die datenschutzgerechte Entsorgung zur Verfügung stellen: Bei der Einlagerung von Akten wird die geplante Laufzeit bzw. Aufbewahrungszeit viel zu häufig vergessen. Wenn gewünscht, dann können wir – in Analogie zum Mindesthaltbarkeitsdatum bei Lebensmitteln – ein maximales Aufbewahrungsdatum festlegen. Gehen Sie am Besten wie folgt vor: Wichtige Unterlagen, die auch nach Ende der Aufbewahrungsfrist von Bedeutung sein können, wie alte Urkunden, Gründungsdokumente des Unternehmens, die Firmengeschichte und ähnliches bekommen ein unbegrenztes Aufbewahrungsdatum.
Belege oder Arbeitszeitnachweise könnten Sie – um sicher zu gehen – mit einem Entsorgungsdatum ein ganzes Kalenderjahr nach Ende der Aufbewahrungsfrist versehen und uns dann mit der Kontaktaufnahme zu einem Verwertungsbetrieb beauftragen. Die detaillierte Rechnung dient dann als Nachweis der fachgerechten Entsorgung im unwahrscheinlichen Fall, dass Ihr Unternehmen danach gefragt werden sollte.
Wir geben Zufallsdieben keine Chance!
Oftmals handelt es sich bei der Aktenlagerung um viele vertrauliche Informationen, die einen wirtschaftlichen Schaden anrichten können oder auch die Reputation des Unternehmens nachhaltig beschädigen können. Deshalb nutzen wir abschließbare Regalwägen für den Aktentransport oder verwenden bei geschlossenen Kartonagen ein spezielles Umreifungsband. Damit gibt es wenig „Futter“ für neugierige Augen und deren unberechtigten Zugriff auf Unternehmenswerte.
Zusammenfassend kann man sagen, dass wir unseren Erfahrungsschatz gerne für Sie und Ihre Aktenlagerung bereitstellen und im Lauf der Zeit zu einem geschätzten und zuverlässigen Unternehmenspartner werden können.
